Analizando mi paso por varias empresas, me he percatado de lo importante que es tener un buen sistema de gestión. Pero lo más importante no era la gestión como tal, sino su control, evaluación y corrección posterior.
Cuando somos los dueños de una empresa, o encargados de un área, debemos de saber gestionar. Con esto me refiero a la gestión de las personas, de la producción, de la calidad de la producción, suministros, distribución, comunicación y del servicio post-venta.
Cuando creamos una empresa tendemos, y es del todo normal, a centralizar todas las áreas en nosotros mismos. En parte es porque no tenemos personal suficiente y en parte es porque al ser nosotros los que estamos creando la empresa, no nos gusta que nadie se meta a criticar o toquetear nuestro proyecto. En esencia esta actitud es normal y acaba declinando en una única situación: nuestro colapso mental al no poder abarcarlo todo y el colapso de la empresa, ya que si toda la gestión está centralizada en ti y tu ya no das más de si, la empresa se para y pierde dinero, tu dinero. Por eso es esencial saber delegar. Una posible solución a esta delegación tutelada por vosotros, es la realización de una guía previa de cómo te gusta que se hagan las cosas y tu misión se dedicará exclusivamente a la supervisión.
Esa supervisión se basa en el control, entendiendo como tal las actualizaciones periódicas de tus empleados sin agobiarles ni dándoles demasiada manga ancha. Usando el control en su justa medida. Para realizar un control eficaz lo mejor es aplicar la máxima de "divide y vencerás". Divide la empresa en áreas, un ejemplo de esta división pueden ser: personal, financiero, producción, distribución y comunicación. Una manera de realizar un control eficaz es mediante el uso de ratios.
Para el caso financiero es bien sencillo ya que basta con aplicar unos sencillos ratios, como los que expliqué la semana pasada. Ante todo es esencial que nos comparemos con nuestro entorno, con nuestra competencia, ya que para lo que a nosotros nos beneficia, en comparación con ellos, estamos en una posición más débil. En cuanto al personal, debemos de tener una descripción lo mas detallada posible de nuestros empleados, por edades y sexos (hablando de un modo muy genérico, existen ratios para aburrir, tampoco hay que sobrecargarse de ellos) de tal manera que puedes prever cuándo uno de tus empleados se puede coger una baja por maternidad o paternidad, jubilaciones, enfermedades a las que sea propenso, número de días que no acude al trabajo y básicamente estar enterado de su situación personal, por ejemplo si tiene niños a su cargo, puede que tenga que salir antes (si vuestra plantilla es grande, delegad en jefes de equipo). En el área de producción nos podemos fijar en los niveles de productividad, observando la evolución del tiempo necesario para llevar a cabo una misma tarea, o fijando objetivo semanales. El control en el área de distribución puede darte una idea de cuánto tiempo tarda tu producto en llegar al cliente, por cuántos intermediarios pasa, cuánto tiempo tardan las devoluciones o arreglos en hacerse efectivos. El último área es el de comunicación, es vital conocer la visión que el cliente tiene de nosotros, además es muy importante saber la categoría de cliente que somos para nuestros proveedores, si nos consideran fieles y si somos básicamente solventes. Además debemos saber si nuestra publicidad hace realmente que nuestras ventas se vean incrementadas.
El control de calidad puede que sea el más importante ya que nos mostrará cuántas devoluciones por defectos de producción se han realizado, así como cuántos se han devuelto por roturas en caídas, si el trato con el cliente es de los mejores valorados. En general, este último control es el que nos ofrece el rumbo que estamos tomando y qué debemos hacer para solucionar aquellos problemas que vayan surgiendo.
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